Vergaderen vergaderen vergaderen….

Hoe hoger je functie hoe meer uurtjes per week worden doorgebracht in een vergaderruimte. Is dat wel nodig? En passen de ruimtes bij de verschillende behoeftes?
Er gaat heel veel geld om in de vergaderbranche. Gemiddeld vergaderd een Nederlandse werknemer 6 à 7 uur per week. Jemig! Dat is ongeveer 300 uur per jaar, en denk dat het gemiddelde uur loon is. Meer dan €10.000 per werknemer per jaar wordt besteed aan overleg. Of het nu een vergadering is, een workshop of anders soort overleg.

Ik adviseer werkgevers om kritisch te kijken naar al dat overleg. Naar verwachting komt het overleggen voort uit onze democratische cultuur. Naast loonkosten (de tijd) tijdens het overleg ben je vaak ook kosten kwijt voor het huren van een vergaderzaal en de catering en andere faciliteiten.

Geen wonder dat er in iedere stad of dorp vergaderlocaties zijn die dit maar al te graag faciliteren.

Wanneer je een vergaderruimte zoekt is het belangrijk dat dit een inspirerende omgeving is. Goede verlichting, leuke inrichting, fijne (niet tè comfortabele) stoelen zijn belangrijk. Ook is een goed makkelijk bedienbaar presentatiescherm een must en iets om op te schrijven. Persoonlijk vind ik een digitale flipover mijn. Maar een ouderwetse op pootjes volstaat ook prima.
Gezonde frisse catering is ook belangrijk. Iets zoets, iets hartige en een goede lunch zijn zeer welkom tijdens een lange dag van overleg.
Om extra inspiratie op te doen is het fijn om tijdens de lunch of een geschikt moment even een andere activiteit in het programma van de vergadering op te nemen. Een rondje steppen, varen of een wandeling (met gids). Voor blijven de deelnemers optimaal presenteren. En dat is gezien de cijfers toch erg belangrijk.

Tips voor efficiënt vergaderen:

• Gebruik een timer.
• Verzand niet in onnodige discussie.
• Zorg voor een kundige voorzitter.
• Zo kun je zo optimaal mogelijk het maximale uit het overleg halen.
• Kijk kritisch naar wie de meeting bijwonen.
• Hoe minder mensen hoe effectiever.
• Vergader eens staand i.p.v. Zittend.

Ik heb dit een keer mee gemaakt. Het bleek effectief en actief!

Twee keer per maand plaats ik een korte blog over vergaderen en wat we als vergaderlocatie bij Projecthuis Madiba meemaken. Ik schrok toen ik de cijfers zag! Dit geeft ons een boost om nog beter ons best te doen in het faciliteren van vergaderingen. Het is niet zomaar een leuke bijverdienste. Het is een hele belangrijke tak van sport waarbij je continu moet blijven innoveren om de gasten optimaal te Kunnen bedienen. Kortom een leuke uitdaging waar ik jullie graag in meeneem.